Hacks für die Online-Teamarbeit
Die Online-Zusammenarbeit ist anfälliger für Teamkrisen als das analoge Miteinander. Denn Unstimmigkeiten bleiben im virtuellen Raum länger unsichtbar. Wenn sie entdeckt werden, hat sich meist schon ein Konflikt entzündet. Fünf Hacks wirken typischen Krisensituationen in virtuellen Teams entgegen, solange sie noch Mikroformat haben und leicht zu beheben sind.
Teamkrisen können aus vielen Gründen auftreten, doch haben sie in der Tiefe häufig dieselbe Wurzel: Der Ursprung der meisten Zerwürfnisse liegt schlichtweg darin, dass wir Menschen verschieden sind. Im Arbeitsalltag kann es durch die Diversität unserer Persönlichkeiten mitunter zu Irrtitationen kommen, die falsche Annahmen oder ein ungutes oder unangezeigtes Gefühl in uns auslösen: Die Arbeitsweise des Kollegen wird nicht verstanden und nicht akzeptiert, nur weil sie vom eigenen Arbeitsstil abweicht. Eine andere Meinung der Kollegin wird nicht als neue Perspektive gesehen, sondern als persönlicher Angriff gewertet. Unterschiedliche Werte der Teammitglieder führen zu unterschiedlichen Gewichtungen von Aufgaben und damit schnell zu gegenseitigen Fehlinterpretationen, weshalb sich wer wie verhalten hat: Warum kam die Rückmeldung zum Projekt so spät? Will der Kollege oder die Kollegin mich damit ärgern? Liest er die Nachrichten auf dem virtuellen Aufgaben-Board etwa nur einmal in der Woche? Ist sie im Homeoffice überhaupt zuverlässig am Schreibtisch?
Solche „Rätselhaftigkeiten“ können sich, wenn nicht permanent miteinander kommuniziert wird, schnell zum größeren Teamkonflikt auswachsen. In der analogen Welt ist der ständige Austausch noch relativ gut machbar: Erklärungen und notwendige Hinweise lassen sich oft nebenbei wie von selbst einflechten, z.B. im lockeren Austausch nach einem Meeting, wenn das Team noch zusammensitzt, oder als Small Talk auf dem Flur. Zudem lösen sich am gemeinsamen Arbeitsplatz viele Irritationen schnell mit einem Blick über die Schulter der anderen Teammitglieder: „Alles klar, Kollegin YX hat heute ein schwieriges Telefonat nach dem anderen zu erledigen – kein Wunder, dass sie heute Vormittag im Meeting so wortkarg war“, „Ach so, Kollege ZW bereitet gerade am Packtisch die Merchandising-Artikel vor – logisch, dass er sich noch nicht um meine Mailanfrage gekümmert hat.“
Im virtuellen Raum dagegen gibt es diese Möglichkeiten einer schnellen „Nebenbei-Klärung“ im Workflow-Prozess nicht. Es ist sogar noch vertrackter: Viele Krisenherde bleiben in Online-Teams erst einmal unsichtbar. Jede und jeder arbeitet räumlich abgekapselt für sich, und in den Video-Konferenzen und Telefonaten wird in der Regel nur besprochen, was auf der inhaltlichen Agenda steht. Kleinere Unstimmigkeiten, sprich Mikrokrisen und Missverständnisse, die sich im Hintergrund herausbilden, werden daher zunächst nicht wahrgenommen. Zutage kommen sie erst, wenn sich scheinbar wie aus dem Nichts ein Streit an ihnen entzündet. Dann aber ist das Kind schon im Brunnen, und um es herauszuziehen, bedarf es einigen Aufwand.
Entgegentreten können virtuelle Teams dieser Dynamik nur mit Methode. Und das ist durchaus wörtlich gemeint: Online-Teams sind gut beraten, ihr virtuelles Miteinander in regelmäßigen Abständen mithilfe von Methoden zur Teamförderung unter die Lupe nehmen. Hierzu gibt es einige gut erprobte Hacks – kleine Tools und Übungen, die von den Teamangehörigen mit oder ohne Zuhilfenahme ihrer Führungskraft ohne viel Aufwand durchgeführt werden können und dabei viel bewirken. Die im Folgenden vorgestellten Methoden haben sich in virtuellen Teams zum einen deswegen bewährt, weil sie genau jene Herausforderungen berücksichtigen, die mit dem räumlich getrennten Arbeiten einhergehen, und weil sie zum anderen sehr gut auf virtuelle Weise zum Einsatz gebracht werden können. Sie helfen, Krisen in Teams aufzuspüren, anzupacken und aufzulösen, solange sie noch Mikroformat besitzen und leicht zu beheben sind. Alle fünf Hacks zeichnen sich darüber hinaus dadurch aus, dass sie im Team für Toleranz und Perspektivwechsel sorgen.
Zielmosaik: Ziele zusammentragen und abgleichen.
Ein häufiger Auslöser für Missstimmigkeiten unter Teammitgliedern ist, dass keine ausreichende Klarheit über die gemeinsamen Teamziele besteht. Das bedeutet: Jedes Teammitglied findet etwas anderes wichtig, zieht daher die einen Aufgaben vor, stellt andere Jobs zurück – und erntet bei den Mitstreitenden, die etwas anderes wesentlich finden, unter Umständen Kopfschütteln für das eigene Verhalten, das ihm wiederum ganz normal vorkommt. Die anderen ärgern sich möglicherweise über schlechte Erreichbarkeit und Verspätungen der Kollegin oder des Kollegen in Meetings oder beim Abliefern von Projektergebnissen, oder sie wundern sich, dass er oder sie bei einem bestimmten Thema Druck aufbaut, und reagieren hierauf empfindlich.
Um in den entscheidenden Punkten der Teamarbeit eine gemeinsame Ausrichtung zu erreichen, dient die Methode „Zielmosaik“. Mit ihr führen sich die Teammitglieder vor Augen: Es gibt sowohl Arbeitsziele als auch persönliche Ziele – beide sind wichtig, aber nicht miteinander zu vertauschen. Zu den Teamzielen muss Einigkeit im Team hergestellt werden, während die persönlichen Ziele differieren dürfen – Letzteres allerdings mit der Maßgabe, dass die persönlichen Ziele die Teamziele nicht kolportieren.
Auf dem digitalen Whiteboard werden zur Zielklärung zuerst die Arbeitsziele gesammelt: ausgegebene Unternehmensziele, Passagen aus Verträgen, Ziele aus dem Projekt-Canvas. Dann erfolgt der Austausch: Was versteht jede und jeder Einzelne unter diesen Zielen? Woran erkennt das Team, wenn ein Ziel erreicht ist? Was für ein Ergebnis ist dann zu verzeichnen? Was lässt sich bei Zielerreichung sehen, hören, anfassen? Im nächsten Schritt stellen sich die Teammitglieder ihre persönlichen Ziele gegenseitig vor: Wann arbeite ich gerne? Wann war ein Tag für mich erfolgreich? Welche anderen Aufgaben habe ich noch in Bearbeitung? Die Antworten können sehr unterschiedlich ausfallen und geben Hinweise auf die Erreichbarkeit des jeweiligen Teammitglieds. Anschließend bespricht das Team, wie sich die persönlichen Ziele auf die Teamziele auswirken können. Dabei wird überlegt, wo Stolpersteine auftauchen können und wie sich diese umgehen lassen. Die Methode schärft im Team das Bewusstsein dafür: Bei keiner Mail, bei keinem Post im Kollaboration Tool und in keiner Präsentation kann sich darauf verlassen werden, dass formulierte Ziele von allen in gleicher Weise verstanden werden. Besser ist es immer, miteinander über jedes neu eingebrachte Ziel zu reden. Sachlich und deutlich. Interpretationsbedürftige Floskeln und Buzzwords sind bei Zielbeschreibungen fehl am Platz.
Unterschiedsanalyse: Den Weg aus dem Genervtsein ins Wertschätzen finden.
Wanderndes Spotlight: Hinter die Kulissen leuchten.
Dialogspaziergang: Methodisch Dampfablassen.
Kopfstandmethode: Widerstandswände in Ausblickspunkte verwandeln.
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Dein Team von brickc
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